Ce qu’il faut savoir sur la dématérialisation des documents

L’article 222 de la loi Macron oblige les entreprises françaises à accepter les factures sous format numérique. L’application de cette mesure donne le coup d’envoi à la dématérialisation des documents émis dans le secteur privé. Toutefois, l’émission de pièces dématérialisées est soumise à de nombreuses réglementations. Les entrepreneurs doivent donc s’informer à ce sujet pour éviter d’éventuels faux pas.

Les problématiques posées par la dématérialisation

Aujourd’hui, les chefs d’entreprise sont convaincus des avantages octroyés par le passage au « zéro papier ». La dématérialisation permet de gagner en productivité et de réduire les charges. Toutefois, elle suscite également quelques interrogations concernant l’authentification des pièces. Les entrepreneurs continuent d’émettre des documents manuscrits lorsqu’il est question de formaliser un accord quelconque. De cette façon, les destinataires sont en mesure de reconnaitre la signature de l’émetteur. Cette solution offre toujours une meilleure garantie juridique pour les parties prenantes.

Pour remédier à ce problème, les États membres de l’Union européenne ont édicté le règlement eiDAS. Il s’agit d’une norme relative à l’identification électronique permettant à chaque entité de disposer d’une signature propre.

Avec cette mesure, la dématérialisation ne consiste pas uniquement à produire différentes pièces sous format numérique. Les acteurs du secteur privé doivent également se conformer aux réglementations en vigueur pour confirmer leur identité. Heureusement, cette technologie est aujourd’hui à la portée de toutes les entreprises. Des sociétés spécialisées proposent des offres permettant de sécuriser l’émission ou la réception des documents dématérialisés.

Aperçu sur les fonctionnalités d’une solution de dématérialisation

Les entrepreneurs peuvent aujourd’hui choisir entre d’innombrables solutions de dématérialisation. Toutefois, ils doivent se pencher sur les caractéristiques du module choisi. Celui-ci doit intégrer un certificat de signature électronique afin que les pièces émises soient opposables aux tiers. De plus, l’outil doit prévoir un système d’horodatage conforme aux standards internationaux. Sans ces fonctionnalités, il est impossible de dater correctement et d’authentifier les factures et les contrats électroniques. Dans un tout autre registre, la méthode employée pour l’archivage des documents mérite l’attention des chefs d’entreprise. Les éditeurs doivent notamment se référer à la norme NF Z 42-013.

De nombreux utilitaires tels que le module edc remplit toutes ces conditions. Généralement, les sociétés éditrices collaborent avec une Autorité de Confiance. Ainsi, chaque pièce émise répond à toutes les spécifications techniques. Pour les fichiers entrants, l’outil utilise un procédé permettant de garantir l’intégrité du contenu et il s’occupe également de l’intégration des pièces au système d’informations.

La mise en place d’une solution de dématérialisation n’implique aucun changement majeur au sein de la structure cliente. Il est inutile de se procurer des matériels coûteux. Habituellement, l’éditeur se charge de toutes les opérations requises. Les professionnels disposent de logiciels assurant l’interopérabilité des modules. Pour contacter des spécialistes en la matière, il suffit de visiter le site internet d’une entreprise spécialisée.