Comment maîtriser la gestion des notes de frais ?

Une entreprise peut gérer plusieurs tâches dans le cadre de son activité dont la plus pénible et le plus détesté sont la gestion de note de frais. Il est vrai que travailler en même temps que gérer ses dépenses n’est pas du tout évident. Et c’est encore pire de devoir le faire manuellement entre la récupération des pièces justificatives, la saisie puis l’envoi, il n’y a pas moyen de travailler en paix. Pour pallier ce problème, il faut vite trouver des solutions plus efficaces pour faciliter la gestion des paiements en entreprise, autrement dit fluidifier le processus de traitement des frais professionnels.

Solution pour réduire les coûts de note de frais

La première étape pour maîtriser la gestion de ses notes de frais consiste à gérer son budget en établissant des règles précises. Concrètement, cela implique qu’il faut accorder un budget spécifique aux différents frais de missions, c’est-à-dire fixer un montant maximal à chaque type de dépenses. Par exemple, limiter le montant des repas pour les frais de restaurant et les frais kilométriques par jour. Il revient à la société de définir un barème sur le coût d’un repas qui peut être en dessus des forfaits URSSAF soit 18,30 euros pour chaque collation. Cela permet de réduire les coûts sur les éventuelles dépenses de la société.

La seconde étape consiste à récupérer toute la TVA sur les dépenses diverses. Il est important de déduire la TVA sur les repas de mission, et ce, tout en respectant sérieusement les règles fiscales en termes de récupération de TVA. L’utilisation d’outils performants peut aider à recouvrer automatiquement ceux qui sont seulement récupérables.

Autres solutions pour mieux gérer les frais professionnels

Le remboursement des frais professionnels se fait en général sous la surveillance de l’URSSAF. C’est pourquoi il faut appliquer une gestion parfaite de ces remboursements en recourant à un contrôle de notes de frais par échantillonnage. Cette procédure sur les notes de frais permet de repérer facilement les excès et d’y remédier. Il suffit de comparer le montant allouer aux différents types de dépense fixé par l’entreprise et ceux effectués par chaque employé. Dans le cas où ce dernier franchit le plafond, il faut lui demander de s’aligner.

Dans certains cas, l’utilisation d’une carte bancaire prépayée s’avère indispensable pour limiter les achats des collaborateurs qui sont obligés de partir en mission. Ainsi, ils ne pourront pas dépasser le plafond fixé sur la carte. C’est la meilleure manière de maîtriser et de contrôler le budget destiné aux dépenses professionnelles, car celui-ci est défini à l’avance.