La prise de note et le procès-verbal
La prise de note et la rédaction d’un compte-rendu ou d’un procès-verbal ne sont guère des tâches que nous pourrions qualifier d’aisées. En effet, cela nécessite non seulement d’avoir un plan de travail mais également de posséder un certain nombre de compétences.Aussi, comment procéder pour résumer une réunion ou rédiger un compte-rendu de manière claire, précise et concise? Quelles sont les qualités requises? Voici quelques critères à prendre en considération pour atteindre vos objectifs.
Définir le contenu
Qu’il s’agisse de la prise de note, de la rédaction d’un compte-rendu ou d’un procès verbal, ces tâches relevant du secrétariat ne peuvent être exécutées sans avoir préalablement défini le contenu. Plus explicitement, il s’agit alors d’analyser l’objet et les objectifs de la réunion ou encore du texte à rédiger et de bien connaître les attentes et le profil des lecteurs (administratif, professionnel, technique). Cela étant, il est alors possible d’orienter la technique ou la méthodologie à adopter pour la prise de note ou la rédaction du procès-verbal.
Les techniques de prise de note et de rédaction
Vous vous êtes préparés à la réunion en identifiant ses objectifs et peut-être même en vous bâtissant un tableau ou un modèle pour structurer votre prise de note. Très bien, vous pouvez désormais prendre place autour de la table, d’ailleurs, pensez à vous installer à un endroit stratégique afin de bien entendre toutes les conversations et ainsi ne manquer aucune information pertinente. Cela étant, afin d’être efficace, choisissez la méthode d’écriture avec laquelle vous vous sentez le plus à l’aise, soit sur papier ou ordinateur portable. Bien qu’il ne soit pas forcément nécessaire d’écrire beaucoup, pour gagner du temps, pensez à utiliser des abréviations. Vous avez peur d’oublier de noter un détail, pourquoi ne pas enregistrer la réunion? Bien que réécouter un audio puisse prendre du temps, vous serez probablement plus attentif aux conversations engagées lors de la rencontre et vous pourriez même être amenés à poser des questions pertinentes aidant par la suite à la synthèse du compte-rendu ou du procès-verbal. La réunion est terminée, alors tant que tout est clair et frais dans votre tête, relisez et compléter vos notes, synthétiser si besoin est. Au fait, petit détail mais non des moindres, avez-vous pensé à inscrire le lieu, la date, l’heure et le nom des personnes présentes lors de la rencontre?
Les compétences requises pour une prise de note ou une rédaction efficace
La prise de note et la rédaction d’un compte-rendu ou d’un procès-verbal est une vocation. Ainsi, comme toute profession, un certain nombre de compétence est requise comme notamment la capacité d’écoute ou un esprit analytique et de synthèse. À cela, s’ajoute une autre difficulté, en effet, considérant que votre rôle repose essentiellement sur la prise de note, vous ne devez porter aucun jugement sur le contenu de la réunion, ainsi, même si vous êtes en désaccord, vous n’avez pas d’autre choix que d’accepter. En d’autres termes, vos idées ne peuvent en aucun cas transparaître dans la prise de note ou dans la synthèse de la rencontre.
En résumé, contrairement aux idées perçues, la prise de note et la rédaction d’un procès-verbal ou d’un compte-rendu peuvent s’avérer relativement complexes. Ainsi, outre les qualités personnelles requises, il est indispensable de se préparer à la réunion pour développer une structure adéquate à l’analyse du contenu.