Les matériels nécessaires lors d’une réunion professionnelle
Il y a des réunions d’affaires à chaque heure de la journée quelque part dans le monde. Certaines de ces réunions sont efficaces et produisent des résultats. Beaucoup sont une perte de temps et de ressources. Si vous êtes un entrepreneur ou un chef d’entreprise, les réunions d’affaires font partie de votre profil d’emploi. Vous avez peut-être également constaté que toutes les réunions d’affaires auxquelles vous assistez ne sont pas la meilleure utilisation de votre temps. Donc, si vous êtes chargé d’organiser ou même d’assister à des réunions d’affaires, assurez-vous de savoir tout ce qui est nécessaire pour les rendre productives.
Un agenda
Un ordre du jour sur un agenda ou une ramette papier A4 aide les membres de l’équipe à se préparer pour la réunion. Cela aide tout le monde à être sur la même longueur d’onde et identifie quand la réunion sera terminée.
Pour concevoir un bon ordre du jour, demandez l’avis des participants à la réunion. Les gens seront plus investis dans une réunion s’ils sentent qu’elle reflète leurs besoins. Demandez des points à l’ordre du jour et une raison pour laquelle les points doivent être abordés lors d’une réunion et non individuellement.
Les sujets choisis devraient affecter l’ensemble de l’équipe et devraient nécessiter les efforts de toute l’équipe pour résoudre le problème. Comment allouer des ressources partagées ou comment réduire les temps de réponse sont des exemples de bons points à l’ordre du jour.
L’ordre du jour doit clairement indiquer le lieu de la réunion, l’heure de début et de fin de la réunion et tout le matériel que les participants doivent apporter. Il doit également identifier les conférenciers et les thèmes qu’ils présenteront.
Gestion du temps
Avoir un chronométreur aide à garder les réunions sur la bonne voie et les aide également à se terminer à l’heure. Les présentateurs doivent savoir que le chronométreur leur dira combien de temps il leur reste pour la présentation.
Un autre participant doit être désigné comme secrétaire. Leur travail consiste à décrire la discussion, à numériser les informations et à transmettre les informations à tous les participants à la réunion. Utilisez une ramette papier A4 pour vous faciliter la tâche.
L’environnement dans lequel vous organisez votre réunion aura un impact sur son efficacité. Les participants doivent se sentir à l’aise. Le personnel peut ne pas se sentir à l’aise dans une réunion tenue dans un cadre chic.
Interdire les distractions
C’est agréable d’avoir des collations lors d’une réunion. Ils peuvent encourager l’assiduité et s’assurer que tout le monde arrive à l’heure. Il est difficile de retenir l’attention des gens s’ils mangent pendant la réunion.
Cela peut être corrigé en définissant 30 minutes à une heure avant la réunion comme heure de repas. Une fois la réunion commencée, toute la nourriture est rangée et chacun se concentre sur les idées de l’ordre du jour.
Interdire les téléphones portables et les appareils mobiles pour les réunions peut les rendre plus productifs et plus rapides. Il est difficile d’attendre l’attention d’une personne lorsqu’elle a son appareil mobile avec elle.
De plus, si les gens savent qu’ils doivent attendre la fin de la réunion avant de pouvoir retourner des appels téléphoniques ou envoyer des SMS, ils peuvent être encouragés à rester brefs et directs.