Combien de temps dois-je conserver mes documents commerciaux ?

Durant vos activités commerciales, votre entreprise émet et reçoit divers documents. Pour laisser des traces des transactions effectuées, la loi vous oblige à conserver ces documents pendant une certaine durée, un délai qui dépend de la nature de chaque élément à archiver.

Durée de conservation de divers documents civils et commerciaux

Votre entreprise conclut très souvent des contrats entre des commerçants et des non-commerçants. Le code de commerce demande alors de conserver ces contrats pendant 5 ans au moins. Ce même délai est à respecter lorsqu’il s’agit d’archiver des documents établis pour le transport de marchandises ainsi que des documents bancaires.

Mais si vous souhaitez conserver des documents de correspondance commerciale, comme des bons de livraison et de commande, alors le délai est de 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable.

Dans le cadre de vos activités commerciales, vous pouvez être amené à signer des contrats d’acquisition et de cession de biens immobiliers et fonciers. Si c’est le cas, retenez que le Code civil vous oblige à conserver ces contrats pendant 30 ans.

Délai d’archivage des documents sociaux

Ne prenez pas à la légère la conservation de vos documents : voir ici lesdélais de conservation de chaque document.

Pour les comptes annuels, comme le bilan et le compte de résultat, la durée de l’archivage est de 10 ans, et ce, dès la clôture de l’exercice pris en compte. Concernant les ordres et registres de mouvements de titres, les registres des procès-verbaux d’assemblées et de conseil d’administration, la durée de conservation est de 5 ans. Le respect de ce même nombre d’années est exigé en ce qui conserve l’archivage des statuts, annexes et pièces modificatives de votre société, à compter de sa radiation du RCS.

Quant aux rapports des commissaires aux comptes, et des rapports du gérant ou du conseil d’administration, le délai de conservation est de 3 ans. Cette durée d’archivage doit également être respectée pour les feuilles de présence et pouvoirs ainsi que les convocations.

Durée de conservation des pièces comptables

Contacter un spécialiste de l’archivage des documents commerciaux est souvent la meilleure manière pour une entreprise de rester en règle avec l’administration et de retrouver rapidement ses archives.

Comportez-vous comme un chef d’entreprise consciencieux en prenant des dispositions pour la bonne conservation de vos pièces comptables. Respectez surtout les délais légaux fixés. À ce sujet, le code de commerce indique que la conservation des livres et registres comptables doit durer 10 ans, à partir de la clôture du livre ou du registre. Cette même durée doit être observée pour l’archivage de plusieurs pièces justificatives, telles que les factures et les bons de commande de livraison ou de réception. Et le délai prend effet dès la clôture de l’exercice comptable.

Quelle est la durée de conservation de documents personnels ?

Certains documents personnels font aussi l’objet d’obligation de conservation. Il importe également d’être attentif au format que vous allez utiliser pour archiver ces documents.

En savoir plus ici : http://www.comptactu.fr/conservation-des-documents-personnels/